Die langweiligen Teile automatisieren

Automatisieren Sie, was Sie schon zehnmal gemacht haben

Die Regel, die den meisten einen verschwendeten Monat erspart: Automatisieren Sie nie etwas, das Sie nicht mindestens zehnmal von Hand erledigt haben. Die ersten zehn Durchläufe zeigen Ihnen, wo die Aufgabe tatsächlich hakt, welche Felder wichtig sind und ob sie sich überhaupt lohnt. Wer schon beim ersten Durchlauf automatisiert, baut eine Maschine für eine Aufgabe, die er noch nicht versteht.

An diesem Punkt veröffentlichen Sie schon eine Weile und wissen, welche Teile öde sind und jedes Mal gleich ablaufen. Das sind die Kandidaten.

Die drei Tools

Alle drei verbinden Apps miteinander über Auslöser („wenn ein neuer Artikel veröffentlicht wird“) und Aktionen („auf X posten, eine Zeile in eine Tabelle einfügen, eine E-Mail senden“). Sie unterscheiden sich im Preismodell, in der Obergrenze und darin, wie viel Einblick sie Ihnen geben.

Zapier

Zapier hat die meisten Integrationen und die flachste Lernkurve. Der kostenlose Plan bietet 100 Tasks im Monat, nur mit zweistufigen Zaps; Professional beginnt bei $29.99 im Monat ($19.99 bei jährlicher Abrechnung) für 750 Tasks und bringt mehrstufige Workflows, Filter und Webhooks. Abgerechnet wird jeder Task, sobald eine Aktion läuft, ein fünfstufiger Zap, der täglich auslöst, kostet also fünf Tasks pro Tag. Das wird schnell teuer, ist aber am einfachsten für den Einstieg. Prüfen Sie die aktuelle Preisseite.

Make

Make stellt Ihren Workflow als visuelle Karte aus Modulen dar, wodurch komplexe Logik (Verzweigungen, Schleifen, Fehlerbehandlung) leichter zu verstehen ist als eine Liste von Schritten. Abgerechnet wird in Credits, einer pro Modulausführung; Core kostet $16 im Monat für 10.000 Credits ($12 bei jährlicher Abrechnung), Pro $28. Der kostenlose Plan reicht zum Lernen. Bei Make landen die meisten Creator: günstiger als Zapier bei hohem Volumen, leistungsfähiger und trotzdem ohne Code.

n8n

n8n ist die technische Wahl und die ohne Obergrenze. Der Quellcode ist offen einsehbar, und Sie können es kostenlos auf einem kleinen Server oder Ihrem eigenen Rechner selbst hosten; die Cloud-Version beginnt bei etwa 20 bis 24 Euro im Monat für 2.500 Ausführungen. Abgerechnet wird pro Workflow-Durchlauf, nicht pro Schritt, ein langer Workflow kostet also so viel wie ein kurzer, was die Rechnung für alles mit vielen Schritten verändert. Es hat native Nodes zum Aufrufen von KI-Modellen und ist deshalb zum Standard für KI-Pipelines geworden. Wenn Sie in Schritt drei mit dem reinen HTML-Weg gut zurechtkamen, kommen Sie auch mit n8n zurecht.

Entscheidung: Zapier zum Lernen, Make zum Betreiben, n8n zum Besitzen.

Die vier Automatisierungen für den Anfang

Eins: die Content-Pipeline

Auslöser: eine neue Zeile in einer Tabelle oder eine neue Datei in einem Ordner mit der Markierung „fertig“. Aktionen: den Entwurf mit Ihren Bearbeitungsanweisungen aus Schritt vier an ein KI-Modell schicken; über eine API mit Flux ein Beitragsbild erzeugen; auf Ihrer Website einen Entwurf mit Titel, Text, Bild und Kategorie anlegen; Ihnen eine Nachricht mit einem Link zur Prüfung senden.

Was sie nicht tut: veröffentlichen. Der letzte Klick bleibt bei Ihnen, jedes Mal. Die Pipeline soll die Stunde mit Kopieren, Skalieren und Einfügen ersparen, nicht die zehn Minuten Urteilsvermögen.

Zwei: Social-Media-Posts

Auslöser: ein Beitrag wird veröffentlicht (ein RSS-Feed ist hier der universelle Auslöser, und jede Website aus Schritt drei hat einen). Aktionen: die KI um drei Post-Varianten in Ihrem Ton mit der Kernaussage des Artikels bitten, sie in einer Warteschlange speichern und drei Tage lang einen pro Tag posten, jeweils mit Link zur Newsletter-Seite. Fügen Sie einen Filter hinzu, damit nur Beiträge bestimmter Kategorien auslösen.

Richten Sie es ein und lesen Sie in den ersten zwei Wochen, was gepostet wurde. Die KI driftet innerhalb weniger Tage in Richtung Hype, wenn Sie den Prompt nicht korrigieren.

Drei: der Newsletter-Digest

Auslöser: ein Zeitplan, jeden Donnerstagmorgen. Aktionen: die in der Woche veröffentlichten Beiträge aus dem RSS-Feed sammeln, die während der Woche gespeicherten Links sammeln (ein Bookmarking-Tool oder eine einfache Tabelle), die KI den Digest nach Ihrer Vorlage entwerfen lassen und einen Entwurf in Beehiiv oder Ihrer Plattform anlegen. Sie öffnen den Entwurf, schreiben ihn in Ihrem Ton um und versenden ihn. Die Zeit fürs Entwerfen sinkt von einer Stunde auf fünfzehn Minuten, und der Rhythmus bleibt erhalten.

Vier: RSS-Monitoring

Auslöser: neue Einträge in einer Reihe von RSS-Feeds (Wettbewerber, Changelogs von Anbietern, die Subreddits und Foren aus Schritt eins, Google Alerts zu Ihrem Thema). Aktionen: nach Stichwörtern filtern, die KI jeden Eintrag auf einer Skala von eins bis fünf nach Relevanz für Ihre Leser bewerten lassen, mit einer einzeiligen Begründung, und alles ab vier in einen Kanal oder eine Tabelle legen, die Sie täglich prüfen. Diese Automatisierung speist eine Nachrichtenseite wie unsere am direktesten. Sie ersetzt eine Stunde Tab-Öffnen durch einen fünfminütigen Blick auf eine vorsortierte Liste.

Bauen Sie sie in dieser Reihenfolge. Jede ist mit dem kostenlosen Tarif ein Tag Arbeit, und für die vierte werden Sie sich selbst dankbar sein.

Was Sie nicht automatisieren sollten

• Antworten an Menschen. Ein Leser, der Ihnen mailt, kommentiert oder auf den Newsletter antwortet, ist die wertvollste Person, der Sie an diesem Tag begegnen. Eine automatische Antwort sagt ihm, dass er es nicht ist.
• Veröffentlichen. Alles kann eine Maschine entwerfen; nichts sollte live gehen, ohne dass ein Mensch klickt.
• Faktenprüfung. Ein Modell, das ein Modell prüft, sind zwei Vermutungen. Die Prüfung aus Schritt vier ist Menschenarbeit.
• Alles mit Geld: Rechnungen verschicken, Erstattungen freigeben, Preise ändern. Der Schaden eines Fehlers ist zu groß.
• Ihre Stimme. Automatisierungen können in einem Stil entwerfen. Sie können nicht entscheiden, was Sie denken. Wenn ein Workflow jemals einen fertigen Meinungsbeitrag produziert, löschen Sie den Workflow.
• Outreach. Automatische „Ich fand Ihren Artikel toll“-E-Mails sind Spam, und das merkt jeder.

Damit nichts kaputtgeht

Jede Automatisierung fällt irgendwann aus, meist weil eine App ihre API geändert hat oder ein Feld leer zurückkam. Drei Gewohnheiten:

• Bauen Sie in jeden Workflow einen Fehlerpfad ein, der Ihnen den fehlgeschlagenen Schritt und die erhaltene Eingabe meldet.
• Führen Sie pro Durchlauf eine Zeile Log in einer Tabelle: Zeit, Auslöser, Ergebnis. Wenn etwas verstummt, wissen Sie, wann es aufgehört hat.
• Prüfen Sie monatlich den Verbrauch an Credits oder Tasks. Außer Kontrolle geratene Schleifen sind bei allen drei Tools die häufigste unerwartete Rechnung.

Checkliste

• Die mindestens zehnmal von Hand erledigten Aufgaben aufgelistet und die ödeste ausgewählt
• Zapier, Make oder n8n nach der Regel Lernen-Betreiben-Besitzen gewählt und aktuelle Preise gelesen
• Die Content-Pipeline mit einem menschlichen Veröffentlichungsschritt gebaut
• RSS-Monitoring mit KI-Bewertung und täglicher Prüfliste in Betrieb
• Fehlerbenachrichtigungen und ein Durchlauf-Log in jedem Workflow eingerichtet